Klient nie zatwierdza personalizacji, a termin mija. Czekać dalej?

Ja bym go dzisiaj nie puszczał. Jeden dzień obsuwy jest chyba lepszy niż album zrobiony inaczej, niż klient miał w głowie.

A co dokładnie było w mailu z podglądem? Napisałaś, że odpowiedź do konkretnej godziny jest potrzebna, żeby utrzymać termin, czy tylko poprosiłaś o akceptację? Pytam, bo klient może nawet nie wiedzieć, że teraz wszystko stoi po jego stronie.

U mnie była prawie identyczna historia przed urodzinami dziecka. Chodziło o pudełko z imieniem i klientce bardzo zależało na czasie. Mail z projektem został bez odpowiedzi, więc następnego dnia zadzwoniłam i wysłałam krótką wiadomość. Odpisała dopiero wieczorem kolejnego dnia. Terminu już nie dało się utrzymać, ale wiedziała dlaczego i nie miała pretensji. Bardziej bałam się, że zrobię złą wersję i wszystko pójdzie od nowa. Od tej pory od razu piszę, że realizacja rusza po zatwierdzeniu. Tylko przy większej liczbie zamówień wydzwanianie do każdego pewnie byłoby trudne.

Ja bym jeszcze raz zadzwonił, ale bez ścigania go przez pół dnia. Jak nie odbierze, wysłałbym krótką wiadomość, że bez potwierdzenia album nie idzie do wykonania. Jeśli odpisze wieczorem, starego terminu już bym nie obiecywał.

Od strony realizacji pilnowałbym jeszcze, żeby to zamówienie nie wisiało w zwykłej kolejce. Sama notatka łatwo ginie i ktoś może puścić album razem z resztą. U nas rzeczy czekające na klienta dostają po prostu osobne, bardzo widoczne oznaczenie. Nie musi to być żaden wielki system, byle osoba wykonująca widziała od razu, że ma stop.

Jako klientka wolałabym dostać teraz krótką informację, że data się przesuwa. Gorsza byłaby cisza aż do dnia, w którym paczka miała wyjść.

A co on właściwie ma zatwierdzić na tym podglądzie? Tekst podał wcześniej i ogląda tylko gotowe ułożenie, czy nadal wybiera układ albo kolor? Jeśli ma jeszcze coś wybrać, to bez odpowiedzi nie wiadomo nawet, którą wersję zrobić.

U nas sporo zależy od tego, czy to nowy projekt, czy powtórka. Jeśli stały klient kolejny raz zamawia dokładnie ten sam wzór, podgląd bywa tylko kontrolny. Wtedy, po wcześniejszym ustaleniu, nie czekamy za każdym razem na kolejne „tak”. Przy pierwszym zamówieniu albo zmianie choćby jednego elementu już nie ryzykujemy. Raz puściliśmy nową wersję, bo różnica wydawała się drobna, a klient zwrócił uwagę właśnie na nią. Awantury nie było, ale produkt robiliśmy drugi raz. Więc najpierw ustaliłbym, ile rzeczy w tym albumie faktycznie czeka jeszcze na decyzję.

U mnie to są po prostu dwa osobne terminy: czas na akceptację i czas na wykonanie. Przewidywana wysyłka obowiązuje, jeśli klient odpowie do podanej pory. Gdy odpisuje później, podaję nową datę liczoną od akceptacji. Inaczej człowiek próbuje potem zmieścić dwa dni pracy w jedno popołudnie.

Dzień opóźnienia da się jeszcze klientowi wyjaśnić. Albumu w złym kolorze i układzie raczej już nie odsprzedasz, więc ja bym nie zgadywał.

Przy pilnych zamówieniach ponawiam kontakt, ale mam godzinę, po której nie potwierdzam już pierwotnej daty. U mnie to zwykle wczesne popołudnie, bo później realizacja nie zdąży spokojnie sprawdzić projektu. To nie jest żadna ogólna zasada, tylko rytm naszej pracy. Kilka razy klient odpisywał dopiero wieczorem i bez problemu przyjmował wysyłkę dzień później. Kłopot był właściwie tylko wtedy, gdy nikt mu wcześniej nie powiedział, że termin już uciekł.

Wolałabym przeprosić za późniejszą wysyłkę niż wybierać za klienta kolor i układ. Opóźnienie da się jeszcze odkręcić dobrą wiadomością.